1. DEFINITIONS
1.1. Données à caractère personnel (ou Données) : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne Concernée »). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des Données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
1.2. Club : Club « privilège » créé par New What’s Up Doc réservé aux professionnels de la santé (médecins, dentistes, pharmaciens et vétérinaires).
1.3. Membre du Club : Professionnel de santé (médecin, dentiste, vétérinaire ou pharmacien) inscrit dans le Club (soit directement lors de son adhésion client chez RG FINANCES soit par le biais d’une inscription sur le site What’s up Doc).
1.4. Avantages : Avantages (réduction, avantages financiers, promotions, etc.) octroyés par les Partenaires de What’s up Doc et accordés au Membre du Club. 1.5. Site : Le site internet https://www.whatsupdoc.be sur lequel s’inscrit le Membre du Club. 1.6. Partenaire : Entreprise mandatée par https://www.whatsupdoc.be pour présenter des Avantages.
1.7. Internaute : La personne physique qui visite les sites/pages web https://www.whatsupdoc.be. L’Internaute peut être un Membre du Club ou un Partenaire.
1.8. Police vie privée : La présente police qui concerne la protection des Données à caractère personnel.
1.9. Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui détermine les finalités et les moyens du Traitement, dans le cas présent il s’agit de la société NEW WHAT’S UP DOC SCRL, dont le siège social est sis à 4053 EMBOURG, Voie de l’Ardenne 173 (BCE 534.780.992).
1.10. Traitement : Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Données ou des ensembles de Données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
2. PROTECTION DES DONNES A CARACTERE PERSONNEL
2.1. What’s Up Doc entend se conformer au RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après RGPD).
2.2. What’s Up Doc, lorsqu’il traite des Données pour son propre compte, peut être qualifié de Responsable du traitement au sens du RGPD.
2.3. What’s Up Doc communique les Données des Membres du Club à ses Partenaires. Dans ce cas, les Partenaires demeurent responsables du traitement pour les traitements réalisés par eux par la suite.
3. TRAITEMENT DE DONNÉES PAR WHAT’S UP DOC EN TANT QUE RESPONSABLE DU TRAITEMENT
3.1. Données des Membres du Club
3.1.1. Quelles sont les Données collectées ?
What’s Up Doc collecte les Données d’identification personnelles du Membre du Club lors de son inscription à savoir :
– Nom ;
– Prénom ;
– Adresse e-mail
– Adresse postale ;
– Numéro de téléphone ;
– Date de naissance (non obligatoire) ;
What’s Up Doc reprend également des Données relatives à l’activité professionnelle à savoir le numéro INAMI, la spécialisation du professionnel de santé.
Lors de l’inscription et du paiement, What’s Up Doc peut être amené à traiter des Données bancaires.
Si le Membre du Club exerce son activité en société, il sera invité à communiquer les coorDonnées de cette dernière.
Enfin, le Membre du Club est invité à créer un mot de passe.
3.1.2. Quand et comment les Données sont-elles collectées ?
Les Données sont collectées par What’s Up Doc lors de :
· l’inscription du Membre du Club sur le Site et dans le Club ;
· Une demande d’information de la part du Membre du Club ;
· Une demande de brochure par le Membre du Club;
· Demande d’une offre par le Membre du Club.
Les Données sont directement collectées par What’s Up Doc.
3.1.3. Pourquoi les Données sont-elles collectées ? Quelles sont les finalités de traitement ?
i) Nécessaire à l’exécution du contrat
Ces Données d’identifications sont nécessaires à What’s Up Doc pour gérer les inscriptions et les demandes des membres du Club. Les Données d’identification personnelle (ex : nom, prénom, adresse, e-mail, …) sont donc nécessaires à l’exécution du contrat conclu entre What’s Up Doc et le Membre du Club concerné.
ii) Obligation légale
Les Données peuvent également être utilisées par What’s Up Doc pour répondre à ses obligations légales en matière de comptabilité.
iii) Consentement
Enfin, les Données d’identification personnelle sont nécessaires à What’s Up Doc pour pouvoir les transférer à ses Partenaires.
Dans ce cas, le transfert de Données repose sur le consentement du Membre du Club concerné.
What’s Up Doc ne communique aucune Données bancaires aux Partenaires.
3.1.4. Combien de temps les Données sont-elles conservées par What’s Up Doc ?
What’s Up Doc conserve les Données d’identification personnelle tant que le Membre du Club est inscrit dans le Club et paie son inscription.
En matière de comptabilité, What’s Up Doc peut conserver les Données durant 7 ans afin de répondre à ses obligations légales.
3.2. Données des Partenaires
3.2.1. Quelles sont les Données collectées ?
Les Données des Partenaires collectées par What’s Up Doc sont les coordonnées d’une personne physique de contact.
3.2.2. Quand et comment les Données sont-elles collectées ?
Les Données sont collectées par What’s Up Doc lors de la conclusion d’un contrat entre lui et le partenaire.
Elles peuvent également être collectées par le biais du formulaire de contact sur le site internet.
3.2.3. Pourquoi les Données sont-elles collectées ? Quel est la finalité de traitement ?
La collecte des Données de contact du Partenaire sont nécessaires à l’exécution du contrat entre What’s Up Doc et le Partenaire.
Les Données du Partenaire seront mises à disposition des Membres du Club.
3.2.4. Combien de temps les Données sont-elles conservées ?
Les Données de contact du Partenaire sont conservées et mises à disposition du Membre du Club durant toute la durée du contrat entre le Partenaire et What’s Up Doc.
3.3. Données des Internautes
Les Données des Internautes sont les Données d’identification électronique. Elles sont collectées par le biais de cookies. La police cookie est disponible ici.
Ces Données d’identification électronique sont collectées sur base du consentement de l’Internaute (cookies non-essentiels) ou sur base de l’intérêt légitime de l’internaute (cookies essentiels).
4. COMMENT LES DONNÉES SONT-ELLES SÉCURISÉES ?
Des mesures techniques et organisationnelles appropriées ont été mises en place afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, y compris entre autres, selon les besoins :
– Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
– Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
– Des délais de conservation limités ;
– Des accès au système d’information limités au personnel habilité et responsabilisé sur la protection des Données personnelles.
Le détail de ces mesures de sécurité peut être communiqué sur demande.
5. TRANSFERT DES DONNÉES COLLECTÉES PAR WHAT’S UP DOC AUX PARTENAIRES
What’s Up Doc transfère les Données d’identification personnelle à ses Partenaires. Ce traitement se base sur le consentement de la personne concernée.
Ce transfert est nécessaire pour permettre aux Partenaires d’émettre des offres et d’octroyer des avantages au Membre du Club.
Dans ce cadre, les Partenaires sont qualifiés de Responsable du Traitement. What’s Up Doc n’encourt aucune responsabilité concernant les Données une fois celles-ci transférées.
Le Membre du Club est invité à consulter les polices vie privée des différents partenaires.
What’s Up Doc tient à souligner que, même s’il n’est pas responsable du traitement des Données traitées par les Partenaires, What’s Up Doc a choisi ses Partenaires avec soins. Il s’est par conséquent assuré du respect du Règlement Général sur la protection des Données des Partenaires avant de faire appel eux.
Toutefois, What’s Up Doc ne pourra être tenu en cas de non-respect du Règlement par les Partenaires.
6. TELECHARGEMENT DE DONNEES PAR LE MEMBRE DU CLUB (ANNONCES- LOCATION-VENTE)
Le Membre du Club qui télécharge des Données personnelles sur le site dans le cadre de petites annonces ou de location/vente d’immeuble demeure responsable du traitement.
La responsabilité de What’s Up Doc ne pourra en aucun cas être engagée pour tout manquement ou toute violation du RGPD par un Membre du Club lors de la création d’annonce.
7. NEWSLETTERS
What’s Up Doc peut adresser des newsletters au Membre du Club.
Le traitement se base dans ce cas sur le consentement du Membre du Club.
Le Membre du club peut, à tout moment, se désinscrire de la newsletter.
8. QUELS SONT LES DROITS DONT DISPOSENT LES MEMBRES DU CLUB ET LES PARTENAIRES ?
En fonction du type de traitement opéré sur les Données personnelles, le Membre du Club ou le Partenaire peut faire valoir plusieurs des droits suivants :
A. Droit à l’information
Toute Personne concernée par ces Données personnelles dispose d’un droit à l’information concernant les Données récoltées. C’est notamment par le biais de cette Police vie privée que le Responsable du traitement souhaite remplir cette information.
La Personne concernée qui souhaiterait obtenir plus d’informations sur les Données personnelles collectées pourrait se voir refuser cette demande dans les cas suivants :
a. La Personne concernée dispose déjà de ces informations ;
b. Si la demande nécessite des efforts disproportionnés ou impossibles ;
c. Si la fourniture de ces informations peut compromettre gravement la finalité du traitement.
B. Droit d’accès
Toute Personne concernée dispose d’un droit d’accès à ses Données personnelles.
Pour ce faire, la Personne concernée doit en faire la demande auprès du département concerné du Responsable du traitement afin que ce dernier puisse lui détailler les Données précises qu’il détient à son sujet, sous réserve des droits et libertés d’autrui qui ne peuvent être atteints.
Une réponse devra être apportée dans le mois de la demande réalisée par la Personne concernée. Cependant, ce délai pourra être prolongé d’un mois supplémentaire en fonction de la complexité et du nombre de demandes. Dans cette dernière hypothèse, la Personne concernée en sera informée dans le mois qui suit sa demande de droit d’accès.
Le Responsable du traitement, est en droit d’exiger le paiement de « frais raisonnables » en fonction des coûts administratifs supportés pour éditer ces documents dans l’hypothèse où la demande est excessivement récurrente, infondée ou manifestement destinée à abuser de ce droit d’accès.
C. Droit de rectification
Toute Personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des Données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes.
La Personne concernée peut également demander à ce que des Données incomplètes soient complétées, notamment en fournissant une déclaration complémentaire.
Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.
D. Droit à l’effacement
La Personne concernée pourra prétendre au droit à l’effacement de ses Données dès qu’un des motifs suivants se présentera :
· Les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées par le Responsable de traitement ;
· La Personne concernée souhaite retirer son consentement et il n’existe pas d’autre fondement juridique à ce traitement ;
· La Personne concernée s’oppose au traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Responsable du traitement ou par un tiers ;
· La Personne concernée dispose d’un droit d’opposition dont elle fait usage ;
· Les Données ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
· Les Données doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable du traitement est soumis ;
Dans le cadre d’une telle demande, le Responsable du traitement prendra les mesures raisonnables en vue d’effacer ces Données, et ce dans le mois de la demande.
Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.
Dans l’hypothèse où le Responsable du traitement ne souhaite pas faire droit à cette demande, son refus sera motivé.
Le droit à l’effacement ne s’applique pas dans la mesure où le traitement de ces Données est nécessaire :
· à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information ;
· pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable du traitement est soumis, ou pour exécuter une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le Responsable du traitement ;
· à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ;
· à des fins archivistiques ou statistiques prévues à l’article 89 du RGPD.
E. Droit à la limitation du traitement
La Personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement la limitation du traitement lorsqu’un des éléments suivants s’applique :
· l’exactitude des Données à caractère personnel est contestée par la Personne concernée, pendant une durée permettant au Responsable du traitement de vérifier l’exactitude des Données à caractère personnel ;
· le traitement est illicite et la Personne concernée s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
· le Responsable du traitement n’a plus besoin des Données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la Personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
· la Personne concernée s’est opposée au traitement en vertu de son droit d’opposition, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Responsable du traitement prévalent sur ceux de la Personne concernée.
Cette demande de limitation implique que les Données à caractère personnel ne peuvent, à l’exception de la conservation, être traitées qu’avec le consentement de la Personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.
Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.
F. Droit à la portabilité
Lorsque le traitement des Données personnelles de la Personne concernée est fondé sur le consentement que cette dernière a donné, ou sur un contrat, et que ce traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés, et pour autant que les Données n’aient pas été anonymisées, la Personne concernée peut demander à recevoir ces Données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
La Personne concernée pourra transmettre ces Données à un autre responsable du traitement, sans que Le Responsable du traitement ne puisse y faire obstacle.
G. Droit d’opposition
La Personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des Données à caractère personnel la concernant fondé sur l’intérêt public ou l’intérêt légitime du Responsable du traitement, y compris le profilage basé sur ces intérêts.
La Personne concernée pourra également s’opposer à un traitement de Données qui repose sur son consentement ou sur un contrat pour autant que les Données aient été récoltées à des fins de prospections ou des fins archivistiques et statistiques.
Le Responsable du traitement ne traitera plus ces Données, sauf s’il démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la Personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
H. Comment faire valoir ces droits ?
Une demande d’information peut être déposée en interne, via l’adresse mail : info@whatsupdoc.be ou via le formulaire de contact.
Dans l’hypothèse où le suivi donné à votre demande ne convient pas, il vous est toujours possible d’exercer l’un des droits prévus ci-dessus, ou de porter plainte auprès de l’Autorité de protection des Données.
Vous pouvez la contacter de la manière suivante :
o Par téléphone : (+32) (0)2 274 48 00 ; o E-mail : contact@apd-gba.be ;
o Formulaire de contact en ligne : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte ;
o Par courrier : Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique ;
o Fax: (+32) (0)2 274 48 35.
Dernières modifications : Juillet 2023.
